67. Verbandsversammlung des Regionalen Planungsverbands München am 25.06.2024
V O R L A G E
des Verbandsvorsitzenden an die Verbandsversammlung
TOP 3 Änderung der Satzung und der Geschäftsordnung des Regionalen Planungsverbandes München
- elektronische Ladung der Sitzungen
ANLAGEN:
1. Verbandssatzung des Regionalen Planungsverbandes München vom 18.06.2013, geändert durch Beschluss der Verbandsversammlung vom 14.06.2018 mit Eintragung von Änderungen
2. Geschäftsordnung des Regionalen Planungsverbandes München vom 01.09.2013, geändert durch Beschluss der Verbandsversammlung vom 02.12.2014 mit Eintragung von Änderungen
I. VORTRAG
Soweit zweckmäßig soll in Zukunft die Ladung der Sitzungen des Regionalen Planungsverbandes elektronisch per E-Mail erfolgen. Dies soll Medienbrüche beseitigen und zur Verwaltungsvereinfachung beitragen. Bislang werden Ladungen, Vorlagen und Protokolle teils schriftlich, teils elektronisch und teils auf beiden Wegen zur Verfügung gestellt.
Nach Art. 32 KommZG kann der Verbandsvorsitzende die Verbandsversammlung schriftlich oder elektronisch einberufen. Die Satzung und die Geschäftsordnung (GO) des Regionalen Planungsverbandes München sehen aktuell jedoch ausschließlich eine schriftliche Ladung für die Verbandsversammlung und den Planungsausschuss vor (§ 7 Abs. 2 und § 12 Abs. 2 Verbandssatzung). Es wird daher vorgeschlagen Verbandssatzung und Geschäftsordnung zu ändern. In der Verbandssatzung ist in § 7 Abs. 2 und in § 12 Abs. 2 zusätzlich die Aufnahme einer Ladung per E-Mail vorgesehen.
Nicht mehr zwingend vorgesehen ist ein Versand der Vorlagen an die Mitglieder per E-Mail (§ 3 Abs. 1 GO). Die Vorlagen werden weiterhin im Internetauftritt des Verbandes veröffentlicht und stehen dort für die Mitglieder zum Herunterladen bereit. Gleiches gilt für Niederschriften (§ 11 GO).
Auch geändert werden soll die Vorschrift, dass aktuell die die Verbandswirtschaft betreffenden Vorlagen nicht im Webauftritt des Verbandes eingestellt werden (§ 3 Abs. 1 GO). Zur Vereinfachung der Verwaltungsabläufe und zur Verbesserung der Transparenz sollen zukünftig auch die die Verbandswirtschaft betreffenden Vorlagen in den Webauftritt eingestellt werden.
In diesem Zuge sollen weitere Vorschriften der Verbandssatzung und der Geschäftsordnung angepasst werden, die ein Schriftformerfordernis vorsehen, z. B. für das Einreichen von Anträgen (§ 7 Abs. 1, § 12 Abs. 1 Verbandssatzung, § 3 Abs. 2, 3 GO) oder von Wahlvorschlägen (§ 7 Abs. 3 GO). Hier soll die Textform die Schriftform ablösen.
Die Ladung des Regionalen Planungsbeirats (§ 8 GO) zu den Sitzungen des Verbandes soll vereinheitlicht und vereinfacht werden. Die Mitglieder werden weiterhin per E-Mail geladen, erhalten jedoch die Vorlagen nicht mehr zugeschickt. Diese lassen sich weiterhin dem Internetauftritt des Verbandes entnehmen.
Zudem erhalten die Verbandsräte, deren Stellvertreter sowie die Mitglieder des Planungsausschusses die aktuelle Fassung der Verbandssatzung, Entschädigungssatzung und Geschäftsordnung durch Zugriff auf den Internetauftritt des Verbandes. Hierzu wird § 14 der GO geändert.
Zunächst soll die Ladung zu den Planungsausschusssitzungen auf eine elektronische Ladung umgestellt werden. Da hierfür die Zustimmung der Ausschussmitglieder einzuholen ist, wird der Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen. Auf eine Ladung im Mischsystem möchte die Geschäftsstelle nach Möglichkeit verzichten, weil dies keine Verwaltungsvereinfachung bedeuten würde.
Die Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes ist wegen der geringen Anzahl der Sitzungen im Vergleich zu den laufenden Kosten unwirtschaftlich. Diese Option wurde daher verworfen.
II. BESCHLUSSVORSCHLAG
1. Vom Vortrag wird Kenntnis genommen.
2. Die Verbandsversammlung beschließt die Änderung der Verbandssatzung vom 18.06.2013, zuletzt geändert durch Beschluss der Verbandsversammlung vom 14.06.2018 wie folgt:
3. Die Verbandsversammlung beschließt die Änderung der Geschäftsordnung vom 01.09.2013, geändert durch Beschluss der Verbandsversammlung vom 02.12.2014 wie folgt:
i.A.
Wißmann
Geschäftsführer